マンションでのテレワーク、こんな工夫で快適に！

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2020.05.28

昨今の社会状況の変化により、「テレワーク（情報通信技術を活用し、場所や時間にとらわれない働き方）」の必要性が高まっています。急な在宅勤務要請となり、初めてのテレワークに戸惑っている方も多いかもしれません。今回は、少しでも効率よく、快適にできるテレワークの工夫をご紹介します。

テレワークを始める準備

テレワークにはまず、パソコンやタブレットなど、通信ができる端末が必要です。会社によって社用パソコンが支給される方、自宅の個人用パソコンを使用する方などさまざまなようです。まず、仕事用のパソコンを用意したら、ほかにテレワークに必要な準備を確認してみましょう。

通信環境の設定
普段は家庭のwi-fiを通して自宅のパソコンを使われている方も多いのではないでしょうか。しかしテレワークとなると、セキュリティ上、外部ネットワークからのアクセスを禁じている会社もあり、社用モバイル通信などに限定される場合などもあるようです。通信回線への接続条件は事前に社内で確認をしましょう。
一日のスケジュールを組む
自宅にいると、つい気持ちが緩んで、思ったように仕事が進まないことがあります。まずは、業務を始める前に身支度を整えると気持ちが切り替わります。
また、あらかじめ一日のスケジュールを立てておくのもポイントです。特に朝と午後のスタート時間を決めておくと、労働時間の管理もしやすくなります。ほかにも、午前中に社内のチームメンバーと朝礼代わりのオンライン会議を設定し、仕事モードにしてから自分の業務をスタートさせるというのも一つの方法です。または、朝は一人で集中して取り組む業務をして、午後にオンライン会議で意見交換をするなど、時間帯によってやりやすい業務を分配しておくこともおすすめです。
ワークスペースを決める
スペースの限られたマンションライフでは、自宅に書斎がない方も多いかもしれません。ちょっとした仕事ならダイニングやリビングで済ませていたという方も、一定時間集中して仕事をするためには、デスクとイスの高さのバランスが合っていることが大切になってきます。
また、普段はデスクトップパソコンで仕事をしている人が、ノートパソコンの作業になると、姿勢が崩れて体に支障が出ることも。
ちょうどよい高さのデスクチェアがない場合は、これを機に簡易的なデスクチェアセットを用意するのも一つの方法です。

テレワークで注意すべきコミュニケーション方法

テレワークの場合は、普段顔を合わせている上司や同僚とも、動画や言葉だけでコミュニケーションを取ることになります。言語情報以外の要素で相手に与える印象の9割が決まると言われている（メラビアンの法則）ように、対面で話していると、そのスピードや身振りなどで多くの情報を発しています。しかし、テレワークではWeb会議ツールを使ったとしても、対面で話すより情報量が減ってしまいがちです。それでもなるべく対面のコミュニケーションに近づけるためのテレワークのコツについて見てみましょう。

チャットの文章はシンプルに
チャット機能は企業で使うテレワークツールの中にも備わっているものがほとんどで、手軽にメッセージを送ることができ、素早く会話を進めることができて、便利なものです。ただ、やり取りを長々と続けるような使い方は相手にストレスを与えることにもなります。文章をシンプルにして、要点をまとめて伝えるようにすることが大切です。
一方で、表現をシンプルにし過ぎたあまり要点が伝わらなかったり、誤解を招いて不要なトラブルに発展する恐れも考えられます。送信する前に一呼吸おいて、受け手の立場になって読み返してから送信するようにしましょう。
チャットのコツはオンタイム&エモーショナル
チャットでのコミュニケーションのメリットは、オンライン上でも対面のように会話のキャッチボールができることです。そのため、着信したらなるべくすぐに反応をする方がいいでしょう。
最近はほとんどのチャットツールに簡易的に反応できるボタンがあります。すぐに返事ができない場合も、「いいね」とボタンをクリックしておくことで、メッセージを受け取っていることは伝えられます。
また、部署内、チーム内など、普段から顔を合わせているメンバーでも、言葉だけのコミュニケーションとなると温度感がうまく伝わらない場合も。コミュニケーションを円滑にするために、普段はビジネスでは避けるべきとされていますが、あえて顔文字やスタンプなどを入れてエモーショナルな雰囲気を演出してみてもいいでしょう。
Web会議では意識してあいづちを！
普段の会議であれば、発言者以外は静かに聞くのがマナーですよね。でも、テレワークで会議に参加する場合は、あえてうなずいて見せたり、スタンプで反応を示したり、声を出さない状態でも話に参加している感じを演出すると発言者も安心します。
また、Web会議やビデオチャットでは、相手の話しているときに重ねて発言してしまうと混乱を招く恐れがあります。何かアイデアがあるときは、先にWebツールのチャット機能を利用してテキストで意見を出しておくと、次に話を展開しやすくなります。

自宅からのテレワークで気を付けたいこと

家族と暮らしている方の場合、自宅でのテレワークにはちょっとした配慮が必要です。特に他の家族が在宅している場合、集中できる環境づくりやセキュリティの問題など、気を付けたい点もあります。今一度確認してみましょう。

家族の仕事、学習時間を考慮し合う
家族のいる方は、家族全員の大まかなスケジュールをホワイトボードなどで共有しておくのもおすすめです。スケジュールを見える化することで、お互いに相手の仕事や勉強の時間を考慮して、仕事スペースの確保をすることができます。
子どもの年齢によっては、学習とデスクワークをダイニングで一緒にしてもいいでしょう。コワーキングスペースや図書館のように、家族全員が自分の作業に集中して取り組む環境を作ることができます。
業務の機密性は大切に
業務や職種によっては、家族といえども、機密性を守らねばならない場合があります。そういった場合は、ワイヤレスイヤホンを使ってWeb会議に参加したり、別室へ移動したりするとよいでしょう。
ときにはストレッチで気分転換を
自宅で仕事をしていると、同じ姿勢が続く上に、歩く距離も限られます。血液の循環をよくして、脳を活性化するためにも、ときにはストレッチやエクササイズを。
自宅であれば人目を気にせず動けるので、ラジオ体操など一定のプログラムを時間を決めてやってみてもいいかもしれません。動画共有サイトなどでも、簡単にできる体操などの動画がシェアされているので、参考にしてみましょう。

今後も活用が注目されるテレワーク。マンションではスペースや部屋数が限られていることから、家族が協力して工夫することを求められます。家族の仕事のスタイルを理解する機会にはいいかもしれません。また、お互いに快適に仕事や勉強ができるように、自分なりのワークスペースやデスクワークの取り組み方を見直してみるとよさそうですね。